Enmarcada dentro del amplio Plan de RSC que el despacho de Cuatrecasas, Gonçalves Pereira tiene operativo desde un año Paperless es una iniciativa que nace de la voluntad de Emilio Cuatrecasas, presidente de la firma, de poder optimizar una buena gestión del papel en su organización. De esta forma, los propios letrados de esta firma hacen suya la definición de RSC que hace CSR Europe, entidad europea no lucrativa, cuando explican que La Responsabilidad Social Corporativa no constituye una opción adicional ni un acto de filantropía: “Una empresa socialmente responsable es aquella que lleva adelante un negocio rentable, teniendo en cuenta todos los efectos ambientales, sociales y económicos –positivos y negativos- que genera en la sociedad”.

Paperless logró en su primer medio año de vida de implantación como prueba piloto en la oficina de la firma española en Girona una reducción del 49,6 por cien de la impresión del papel al pasar de 255.403 páginas impresas durante el 2009 a 128.490 en el 2010. “ Es evidente que para que una iniciativa de este calibre cale en una organización es necesario impulsar la idea básica de que la concienciación individual y colectiva es la única receta para el éxito de un Proyecto como este” explica Silvia Alberti, responsable de la oficina de Girona De cara al futuro, Dado el éxito obtenido en el proyecto y después de editar las conclusiones del mismo, en breve se va a seguir con la evolución 2.0 en Girona y se va recoger esta experiencia para implementar el proyecto en otras oficinas territoriales así como en determinadas áreas de practica en las oficinas de Madrid y Barcelona.

Consciente de la importancia y beneficios de trabajar estratégicamente en este ámbito, Cuatrecasas, Gonçalves Pereira decidió el año pasado desarrollar un plan de responsabilidad social corporativa. Para ello se crea un Comité de RSC específico que depende del Consejo de administración de la firma y que comienza sus trabajos a inicios del 2010 con un doble objetivo. Por un lado, identificar y ordenar las prácticas ya existentes en la firma en el ámbito de la RSC. Por otro, fijar una agenda específica de Responsabilidad Social para 2011 y 2012, con objetivos concretos, planes de acción e indicadores de seguimiento.

El plan 2011-2012 se asienta en cuatro ejes fundamentales, priorizados tras el diagnóstico.

El primero, ‘Valores y partnership’, es la base en la que se asienta y de la que se nutre nuestra política de responsabilidad social. El objetivo principal en este ámbito es completar, mediante una formación y transmisión adecuadas, el proceso de renovación y actualización de los valores de la firma que se inició en 2009 y que resultó en la identificación de 5 valores inherentes a nuestra genta y a nuestro modo de ser y hacer: (Mérito y Excelencia, Eficiencia y Fiabilidad, Cohesión y Unidad, Respeto y Diversidad, y Honestidad y Transparencia). El papel de los socios en este ámbito es protagonista y en ello se centra el plan de RSC.

El segundo eje gira en torno a Nuestra Gente. Los objetivos fundamentales son fomentar una distribución del tiempo de trabajo que favorezca un mejor equilibrio de la vida personal y profesional, implantar un plan de igualdad de acuerdo con la Ley de Igualdad de 2007 y prevenir cualquier conducta de acoso.

El proyecto ‘Paperless’ se enmarca en el tercer eje, ‘Medio ambiente’. El objetivo que nos hemos fijado radica en conocer qué, en qué cantidad y dónde tenemos los consumos para, una vez determinado nuestro impacto, proponer una estrategia que minimice la repercusión medioambiental de nuestra actividad. Con ello pretendemos mejorar el impacto y resultado de la diversidad de medidas medioambientales que ya existen, dotándolas de coordinación y de la mayor efectividad posible.

Finalmente, el cuarto eje es la ‘Acción social’. Los casi 3 años de experiencia de la firma a través del Programa Pro Bono (asesoramiento jurídico gratuito a entidades sin ánimo de lucro del tercer sector y personas sin recursos) nos han proporcionado criterios valiosísimos sobre la gestión e integración de nuestra acción social. Los objetivos aquí pasan por trasladar esa experiencia a otras formas de acción social de la Firma, implementar una gestión coordinada y transversal y fomentar la participación en los distintos territorios a través de nuevas vías de acción.

Señora Alberti, ¿podría hacernos un balance de la gestión del modelo Paperless en su oficina? ¿Cuáles son los resultados positivos obtenidos hasta la fecha?

Creo que el balance es muy positivo, en primer lugar y sin que fuera en ningún caso un objetivo “previsto” creo que tenemos que destacar el retorno, extraordinariamente positivo que se obtiene al aunar a los profesionales en un objetivo común “sin ánimo de lucro” simplemente por entender que es intrínsecamente bueno el hecho de mejorar la gestión de papel, limitando el consumo del mismo y asumiendo un bien superior medio ambiental y de responsabilidad social.

Destacado lo anterior y, en cuanto a la realidad del proyecto, destacaría 3 aspectos cruciales en el proyecto que se aúnan en un objetivo común:

1 - Reducción de las impresiones, este objetivo se obtiene mediante la concienciación de los profesionales e implementando medidas técnicas disuasorias de la impresión (pull printing – lanzar la impresión que no se ejecuta hasta la presencia física de la persona que la lanza en la propia impresora para recogerla), medidas de corrección de impresiones no deseadas (capacidad de eliminar las impresiones en varios momentos del proceso, el hecho de tener que reafirmarnos más de una vez en la impresión nos permite solventar errores cometidos) y finalmente un borrado de impresiones “huérfanas” (impresiones lanzadas en momentos por los profesionales y que transcurridas 24 no han sido recogidas por nadie). Todo ello ha dado como resultado una disminución en las impresiones en Girona de más del 40% conllevando una reducción tanto reducción de consumo de papel, consumo eléctrico, etc.

2 - Confidencialidad, los carros de impresión acumulaban impresiones “huérfanas”, estás han desaparecido ganando por tanto en confidencialidad y orden. Se ha evitado también el denominado “print & run”. Se puede dar la orden de impresión con la certeza de que no será recogida o vista por personas no autorizadas dado que no se produce esta hasta la introducción en la impresora del código de la persona que la lanzo.

3 - Gestión documental, determinar la mejor manera de “no guardar el papel” aprender las bondades de digitalización, el correcto guardado de documentos. Supone un ahorro de tiempo y una accesibilidad garantizada, ya que las búsquedas on line en las bases de datos de gestión documental son mucho más rápidas y efectivas que buscar en los expedientes de papel.

¿Cómo se le convence a un abogado que tiene que ser cuidadoso con el uso del papel y la impresión de documentos?

En primer lugar es necesaria una tarea de concienciación, determinar un objetivo asumible, quizá no hace falta pensar en el “paperless” (sin papeles) sino que el objetivo debe ser conseguir “less paper” (menos papel). De nuestra experiencia se deduce que esa tarea no es difícil, la receptividad de los abogados ante la necesidad de “pensar dos veces” antes de dar el click de la impresión ha sido una agradable sorpresa en nuestro proyecto.

Así mismo durante el proceso es importante la comunicación de los avances y los indicadores de la evolución, respecto al punto de partida, agradeciendo el esfuerzo y felicitando a todos por el éxito. Todo ello hace que el proyecto se convierta en un éxito de todos y la satisfacción por el objetivo logrado es superior a las pequeñas incomodidades que se han de superar en el día a día.

¿Cuál es la fórmula de garantizar la privacidad de estos documentos digitales?

Nuestro sistema de Gestión documental garantiza la privacidad del documento de forma absoluta, el creador del mismo determina la accesibilidad que el sistema otorgará al documento en cuestión, solo el creador podrá autorizar el acceso a otras personas.

Por otro lado el propio sistema permite una trazabilidad absoluta de los accesos que el documento ha tenido en todo momento.

¿Está usted de acuerdo que el uso de las tecnologías puede modificar el ejercicio de la abogacía? ¿De qué forma le afecta al cliente final estos cambios?

Estoy de acuerdo, acerca en mucho nuestra labor al cliente, puede llegar a tener un control on line de la situación de la tarea encomendada y eso aporta tranquilidad y seguridad en el seguimiento del tema.

¿Cómo valora la irrupción de las redes sociales y el papel que los abogados deben tener ellas? ¿Qué opinión tiene de redes legales como Pleiteando.com?

Los espacios virtuales en los que se puede compartir información y conocimientos van a ser los lugares comunes de la mayoría de los profesionales en el futuro. Lo que en despachos como el nuestro es nuestra red interna de conocimiento compartido, nuestro lugar de recoger y aprender de la experiencia de nuestros compañeros se traducirá en espacios comunes entre desconocidos que comparten una misma tarea profesional.

Por cierto, en un contexto de web 2.0, ¡qué tipo de legislación debe aplicarse para que Internet sea seguro? ¿Hay alguna fórmula para que el legislador pueda ir por delante de un fenómeno como Internet?

El legislador en temas como este tiene muy difícil ir por delante, en cualquier caso creo que la manera de enfocar estos asuntos debe ser con mentalidad abierta al cambio, debemos asumir que la evolución de estos temas es diaria y pedir a nuestros legisladores diligencia en regular pero no la pretensión de extra regular, esto es contrario a un mundo como el actual en continua evolución y cambio.

Aunque el miedo al cambio a veces puede llevarnos a desear regular las novedades para adaptarlas a sistemas pasados en los que nos sentimos más cómodos por conocidos y aceptados, debemos abandonar esa tendencia, debemos ser capaces de asumir que estamos en un marco en continua evolución, que los cambios son mucho más rápidos que antes y que necesitan de una nueva perspectiva para analizarlos, las antiguas “maneras” han de ser superadas en aras a unos nuevos tiempos que nada tienen que ver con lo que hemos conocido. Los fabricantes de carros tirados por caballos evolucionaron o desaparecieron con la aparición de los coches, lo que está claro es que la sociedad dejo los primeros por los segundos y no hay ley ni legislador que pueda ir contra la evolución.

¿Qué opinión tiene de la idea de la Administración de Justicia de poner en marcha el expediente electrónico? ¿Dónde estará la clave para que pueda funcionar esta iniciativa que aúna a muchos interlocutores?

Creo que es el mayor reto que debe afrontar nuestra administración de justicia en el futuro inmediato, del mismo modo que lo ha hecho la administración de hacienda, debe conseguir que el buen uso de las herramientas informáticas, como el expediente electrónico, permitan ganar de forma exponencial en la eficiencia de la justicia, en la minimización de plazos y por ende en un ahorro real en costes de papel y gestión documental.

Cambios ya realizados como la grabación de los juicios y vistas se han demostrado del todo efectivos, útiles y queridos por todos.

¿De qué forma, una justicia 2.0 puede tener la misma seguridad jurídica que si sigue el formato tradicional que todos conocemos?

Todos queremos creer que los expedientes están custodiados y correctamente archivados y accesibles, creo que los sistemas actuales permiten garantizar esa seguridad, siguiendo protocolos correctos no solo podemos igualar la seguridad actual sino que entiendo que se garantizaría una mayor seguridad futura.

Por último, ¿cómo va a evolucionar Paperless en el seno de su firma? ¿Qué plazos puede comentarnos sobre su implantación gradual en el resto de la marca a nivel nacional?

Dado el éxito obtenido en el proyecto y después de editar las conclusiones del mismo en breve se va a seguir con la evolución 2.0 en Girona y se van a recoger las experiencias para implementar el proyecto en otras oficinas territoriales así como en determinadas áreas de practica en las oficinas de Madrid y Barcelona.

El conocimiento adquirido en el Proyecto pilota supone un pistoletazo de salida mucho más ágil en la futura implantación en otras oficinas y áreas, la experiencia tecnológica será de inmediata aplicación y, entendemos que con ello, los resultados serán mucho más inmediatos.

El reto más importante continuará siendo la concienciación de cada uno de nuestros profesionales en la bondad del proyecto y continuar, desde aquellos que nos dan el soporte técnico, con el análisis de todas las posibilidades tecnológicas que se pueden ofrecer a los profesionales para facilitar su labor diaria sin distorsión alguna simplemente con cambios de hábitos adquiridos desde tiempos remotos.

Publicado en: diariojuridico.com