Una de cada tres empresas en Europa acumula información empresarial a pesar de las estrictas leyes de conservación de documentos, según un estudio realizado por Iron Mountain, empresa especializada en custodia y gestión de la información. Esto significa que las empresas podrían estar exponiéndose a cuantiosas multas relacionadas con la protección de datos si conservan su documentación más tiempo del necesario.Los riesgos del “Por si acaso”La pregunta es por qué se almacenan mal los expedientes de personal, los currículos, las nóminas, o los contratos. La investigación de Iron Mountain desvela el motivo de fondo: se guardan indefinidamente datos sobre empleados, clientes, o la situación financiera por una elemental prudencia: por si acaso los necesitan en algún momento.

En este caso, los documentos que se conservan durante demasiado tiempo corren el riesgo de vulnerar la privacidad y las leyes de protección de datos, así como de exponer a la empresa a multas que pueden trastocar su estabilidad financiera. Para paliar esta situación, lo mejor es contar con una política de conservación de documentos bien definida y conocida por toda la plantilla.

¿Qué debe incluir la política de conservación de documentos?

Desde Iron Mountain proponen cuatro pasos básicos para conseguir un programa de gestión documental que cumpla con la normativa:

1º Crea una política de conservación para los documentos

Analiza los diferentes documentos que gestiona la compañía en su día a día, esto te permitirá establecer una política de conservación que recoja los periodos máximos de conservación de cada uno de los documentos.

2º Clasifica y archiva los documentos

Clasificar y archivar te permitirá encontrar fácilmente los documentos y recuperarlos rápidamente cuando se necesiten. Si se consultan con mucha frecuencia, la digitalización es la solución más adecuada. Por el contrario, si se trata de datos que simplemente se almacenan y a los que no se acude habitualmente, la custodia externa te permitirá ahorrar costes y espacio.

3º Asegura la destrucción segura de documentos

Antes de destruir cualquier documento conforme a tu calendario de conservación, debes tener en cuenta la legislación y asegurarte de que no son necesarios para ningún procedimiento judicial. Fíjate en la cadena de custodia y en las normas, éstas incluyen los procesos de seguridad y el tamaño en que debe ser triturado el papel.

4º Externaliza la custodia de copias de seguridad

Debes conocer en todo momento dónde se encuentran tus copias de seguridad y cuánto tiempo tardarías en acceder a esa información ante una posible incidencia.

A continuación, algunos de los plazos mínimos que se deben respetar en la conservación de documentos:

• Contratos y acuerdos: un mínimo de 15 años desde la fecha de finalización de los servicios.
• Documentos relativos a la propiedad intelectual e industrial: un mínimo de 5 años.
• Acuerdos de confidencialidad y no competencia: un mínimo de 15 años.
• Pólizas de seguros: entre 2 y 10 años, según el tipo de póliza.
• Contrato de trabajo: se debe guardar un mínimo de 4 años desde el fin de la relación laboral
• Registro de deudores y acreedores: un mínimo de 6 años.

Puedes ampliar información sobre cómo conservar tus documentos empresariales de forma adecuada y conforme a las diferentes leyes españolas en la Guía para la Conservación de Documentos, elaborada por el bufete Uría Menéndez e Iron Mountain.